Порядок консульської легалізації офіційних документів установлюється Віденською конвенцією «Про консульські зносини» 1963 року, міжнародними договорами та чинним законодавством України.

Легалізація — це процедура підтвердження дійсності оригіналів офіційних документів або засвідчення справжності підписів посадових осіб, уповноважених засвідчувати підписи на документах, а також дійсності відбитків штампів, печаток, якими скріплено документ, з метою використання його за кордоном.

Легалізація в установленому порядку документа надає йому право на існування в міжнародному обігу.

Легалізації не підлягають:

— документи й акти, які суперечать законодавству України або можуть за своїм змістом завдати шкоди інтересам України, або містять відомості, що порочать честь і гідність громадян;

— оригінали, копії та фотокопії паспортів, військових квитків, трудових книжок, документів, що мають характер листування, дозволів на носіння зброї, свідоцтв про реєстрацію транспортних засобів (технічних паспортів), посвідчення водія, посвідчення особи, нормативно-правові акти та роз’яснення щодо їх застосування.

— документи, видані органами та посадовими особами з перевищенням їх повноважень.

У разі виникнення сумніву в тому, що представлені документи відповідають законам України або держави перебування, консульська посадова особа має право звертатись до компетентних органів відповідної держави або до відповідних органів в Україні за офіційним роз’ясненням.

При поданні офіційних документів на консульську легалізацію:

— фізичні особи подають документ, який посвідчує особу (паспорт, ID, Drivers Licence, тощо) та заяву за формою zayava-na-legalizatsiyu.docx

— юридичні особи (компанії, фірми, тощо) подають лист-звернення на офіційному бланку про вчинення консульської легалізації (має містити інформації про реєстраційний номер та дату реєстрації юридичної особи).

У разі подання заяви представником фізичної чи юридичної особи подається доручення або інший документ, що підтверджує повноваження діяти від імені цих осіб.

Строки засвідчення та консульський збір за вчинення легалізації 
для фізичних осіб:

У звичайному порядку легалізації (на п’ятий день) 67 CAD

У терміновому порядку легалізації (в день звернення) 134 CAD               

для юридичних осіб:

У звичайному порядку легалізації (на п’ятий день) 133 CAD

У терміновому порядку легалізації (в день звернення) 266 CAD

Обов'язковою умовою є попередня автентифікація документа у відповідному підрозділі провінції 

В Онтаріо https://www.ontario.ca/page/authenticate-document-use-outside-canada

В Манітобі https://companiesoffice.gov.mb.ca/instruction_sheets/authentication_faq.pdf

або в Міністерстві закордонних справ Канади - https://www.international.gc.ca/gac-amc/about-a_propos/services/authentication-authentification/step-etape-1.aspx?lang=eng

Документ для легалізації подається разом з копіями усіх сторінок.